Қазіргі уақытта мәтін жазудан бастап смайликтерге дейін Facetime-ге дейін қанша технология бар екенін ескерсеңіз, хат жазу өнері ат пен арбаның жолынан өткені таңқаларлық емес. Дегенмен, кейбір нақты шеңберлер мен жағдайлар үшін ресми хаттар әлі де қажет. Колледждерге жұмысқа орналасудан бастап, осы батыл жаңа әлемде әлі де формальдылықты байыппен қабылдайтын адамдармен сөйлесуге дейін. Төменде адам оны алған және оқыған сәттен бастап формальдылық пен кәсіпқойлықты сақтау үшін ресми хат жазу кезінде не қажет екендігі туралы пайдалы нұсқаулар берілген.
Қағаз
Ресми хат жазу кезінде ескеретін бірінші нәрсе - хаттың өзіне жазылған қағаз. Бастапқыда ресми хатты стандартты әріптен бәрінен де ерекшелендіретін нәрсе: қағаздың сезімі мен қалыңдығы. Қарапайым ақ компьютерлік қағаз теориялық тұрғыдан қолайлы болуы мүмкін, бірақ шынайы формальдылық пен ұқыптылықты қалыңырақ қағаз және ерекше ақ-ақ түсті және нәзік өрнегі бар қағазбен жеткізуге болады. Әрине, бұл сатып алу үшін қымбатқа түседі, бірақ бұл ресми хаттың оқырманына алғашқы әсер қалдырған кезде ұзақ жолға шығады.
Белгілі бір бланкі
Қағаздың түсі мен қорының өзі ресми хатпен күшті алғашқы әсер қалдырып қана қоймайды, сонымен қатар пайдаланылған бланкі де. Түрлі-түсті сызықтар, жобаланған таңбалар, брендинг немесе беттің жоғарғы жағында немесе беттің жиектерінде жай ғана тартымды түрде ұсынылған атау оқырманға бірден сезім немесе формальдылық тудырады. Бұл тағы бір қосымша шығын болады, бірақ формальдылық саласында одан да алысқа барады және хатты оқырман қызықтыратын нәрсе болса, шығындарға тұрарлық.
Мекенжайлар
Ресми хаттарды жазу кезінде мекенжайлар тек конверттерге арналған емес, олар хаттың жоғарғы жағына да арналған. Жоғарғы оң немесе сол жақ бұрышта сіздің атыңыз бен мекенжайыңыз көрсетіледі. Бұл жоғарыдағы бланктің бөлігі болуы мүмкін. Мекенжайыңыздың астында сіз оны ұсынуды таңдасаңыз да, ресми хатты жіберіп жатқан адамның аты мен мекенжайы көрсетілген. Егер бұл жасалмаса, ол қажетсіз болып көрінсе де, ол бірден ресми хат ретінде жарамсыз болады.
Күн
Ресми хаттың тағы бір шағын, бірақ маңызды бөлігі мекенжайлардан кейін оған күнді қосу болып табылады. Бұл әдетте мекенжайлар қосылған беттің қарама-қарсы жағында болуы керек. Хаттың жазылған күні және айы әрқашан жазылуы керек, ал күндер мен жыл сандармен көрсетілуі керек.
Ресми сәлемдесу немесе сәлемдесу
Әрбір ресми хат ресми сәлемдесу немесе сәлемдесуден басталуы керек. Қазір бұл үшін де арнайы ережелер бар. Сіз хат жазып жатқан адамды жеке немесе оның атымен танитыныңызға негізделеді. Егер сіз ресми хат жазып жатқан адамды білмесеңіз, алғашқы сәлемдесу «Құрметті мырза немесе ханым» болады. Егер сіз бұл адамды танитын болсаңыз, сіз оған хат жазасыз; құттықтау «Құрметті мырза/ханым/ханым» және олардың аты-жөні болады. Әрине, бұл олардың үйленген-тұрмағанын білу керек дегенді білдіреді. Формальдылықты қате қабылдамаңыз және хатыңызды жаман бастамаңыз.
Хаттың негізгі бөлігі
Тақырыпқа келгенде хаттың негізгі бөлігі сіз қалағандай болуы мүмкін. Дегенмен, ол қорлау немесе тікелей қорлау болмайтын ресми стильде жазылуы керек. Егер сіз жазып отырған хатта солай болу мүмкіндігі болса. Ол сондай-ақ дұрыс емле мен грамматикаға ие болуы керек.
Теру және қолжазба
Теру әдетте ресми хат жазудың қолайлы және кең таралған әдісі болып табылады. Бұл бүгінгі күннің қарапайымдылығы мен керемет қолжазба дағдыларының болмауына байланысты. Егер сізде керемет қолжазба дағдылары және хат жазуға уақыт пен күш-қуатыңыз болса, оның формальдылығы көптеген адамдар алатын кез келген басқа ресми хаттардан жоғары болады. Әрине, олардың да тамаша қаламгерлігі болмаса.
Ресми шрифтті таңдаңыз
Егер сіз ресми хатыңызды теруді таңдасаңыз, көптеген адамдар сияқты, дұрыс әріпті таңдағаныңызға көз жеткізіңіз. Күлкілі күлкілі немесе мультфильм сияқты көрінетін нәрсені таңдамаңыз. Жазу фантастикалық және терең болса да, сіз және сіздің ресми хатыңыз бірден маңызды емес қабылданады. Бұл жаман әсер қалдырудың оңай жолы.
Хаттың аяқталуы
Хат жазуды аяқтаған кезде оны аяқтау ең маңызды бөліктердің біріне айналады. Соңғы сәлемдесуден бастап таңдауға болатын әртүрлі аяқталулар бар. Егер сіз адамның аты-жөнін білмесеңіз, «Сенің адалдығыңмен» немесе «Сенің жақсылығыңмен» немесе жай ғана сенікі сияқты формальдылықтар жеткілікті болады. Егер сіз адамның атын білсеңіз, Құрметпен немесе Досыңыз сияқты формальдылықтар жақсы нәтиже береді. Содан кейін әріпті теріп жатсаңыз, атыңызға сиямен қол қойып, қолтаңбаның астына терген атыңызды қойыңыз. Егер сіз хатты қолмен жазып жатсаңыз, қолтаңбаның астына аты-жөніңізді басып шығарыңыз, сондықтан хат кімнен екені анық.
Конверт, мекенжай және мөр
Техникалық тұрғыдан алғанда, конверт, мекен-жай және мөртаңба ресми хатты алған адамға алғашқы әсер қалдырады. Оның ресми хат жазуға қатысы аз болса да. Дегенмен, егер сіз хаттың ең жақсы әсер қалдыруын қаласаңыз, жақсы конверт, әдемі және бірегей пошта маркасы және мекенжайдағы тамаша ресми шрифт немесе шрифт сатып алу керек. Бұл хатты алған адамның оны алған сәттен бастап ресми тәжірибесі болуын қамтамасыз етеді.